Oficina aborda conceitos, metodologias e instrumentos da Política de Gestão de Processos da Ufam
Atividade marca o início da fase de implantação da PGP. O próximo passo é a realização de reuniões setoriais de mentoria, até se adquira maturidade na gestão de processos
Nesta quinta-feira, 8, servidores e empregados cedidos da Infraero que atuam nas pró-reitorias e em alguns dos órgãos suplementares da Universidade Federal do Amazonas (Ufam) participaram da primeira Oficina de Gestão de Processos, no auditório da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progesp), localizada no Prédio da Reitoria, Setor Norte do Campus Sede. A atividade integra o conjunto de estratégias promovidas pela Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (Proplan) para nivelar conhecimentos e padronizar práticas constantes na Política de Gestão de Processos (PGP).
A mesa de abertura foi formada pela titular da Proplan, professora Maria da Glória Vitorino Guimarães, que também representou o reitor, professor Sylvio Puga. Além dela, a professora Tanara Lauschner, membro do Conselho ACM (Association for Computing Machinery) e reitora eleita, e o TAE Thiago Marinho de Sousa, diretor do Departamento de Estruturação e Processos Institucionais (Depi) da Proplan, compuseram a mesa de abertura.
Ao reforçar a importância das oficinas presenciais de nivelamento, a pró-reitora informou que quase 80% dos processos da Ufam tramitam via Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a principal base de produção e gestão processual administrativa no âmbito federal. “Precisamos pautar o desenho dos fluxos, porque isso organiza o trabalho de modo mais célere. Quando há demora, ela causa prejuízos a alguém ou a algum procedimento. Devemos olhar o processo de forma crítica, promovendo as melhorias conforme a legislação, mas sem apego ao dispensável. Isso facilita o trabalho de todos”, esclareceu a professora Maria da Glória Vitorino.
Em sua fala, a professora Tanara Lauschner enfatizou que as melhorias nesses fluxos processuais devem elevar a qualidade das entregas também nas unidades acadêmicas, além das administrativas. “Temos reunido com os setores e agradecemos muito pela postura republicana com que está sendo conduzida a transição, o que causa o menor impacto possível. Nosso projeto contempla o planejamento da gestão no curto, médio e longo prazo”, disse a reitora eleita para o próximo quadriênio, professora Tanara Lauschner.
Padronizar e nivelar
A PGP já foi criada em alinhamento com o PDI 2026-2030 e a sua observância resultará no mapeamento da estrutura de processos institucionais. A integração eficiente de novos servidores (que atuarão com base em normas formais de procedimentos) e o melhor ajustamento no processo de troca de gestores (considerando que o setor já traçou seus objetivos e metas institucionais) são dois exemplos de como a padronização de processos pode ser aplicada na prática da Instituição.
De modo específico, o trabalho de elaboração da PGP e este segundo momento, de exposição e esclarecimento iniciais, estão sob a responsabilidade do Depi/Proplan. Chefiado pelo TAE Thiago Marinho de Sousa, o Depi planejou um cronograma de ação que deve ser realizado no próximo biênio. “Por serem os que trabalham com o maior volume de processos, iniciamos por setores ligados às pró-reitorias e alguns órgãos suplementares”, justificou o gestor. Segundo ele, o objetivo é fazer com que cada setor entenda o processo e “ande com as próprias pernas, alcançando maturidade”.
“Partindo dessa Política [PGP], nós já desenvolvemos os materiais de apoio, que são os guias práticos, e temos uma base de conhecimentos do SEI, porque ele é um dos instrumentos para a implantação dessa política. Além disso, o instrumento que contempla a metodologia ajuda a compreender de que maneira ela será trabalhada nos processos mapeados nos setores”, explicou o diretor do Depi. “A padronização servirá para corrigir desajustes nos processos, mitigando problemas como a morosidade na tramitação e os conflitos relativos a atribuições e responsabilidades, além de solucionar alguns gargalos que acabam gerando custos para a Universidade. É um desafio, porque se trata mesmo de uma mudança progressiva na cultura, ou seja, na prática internalizada por quem conduz os processos”, completou Thiago Marinho.
Administradora lotada no Museu Amazônico, Karem Teles Freitas diz que já leu a Política de Gestão de Processos da Ufam e acredita que a sua aplicação trará benefícios como o alinhamento de atividades . "No meu caso específico, eu atuo aqui no Setor Sul do Campus Sede, cuidando de questões como a manutenção predial e assuntos mais administrativos. Eu acredito que a padronização de processos vai ajudar muito no trabalho que eu desenvolvo no meu setor", acredita a TAE.
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