Ufam avança na transformação digital com a atualização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi atualizado e em breve a nova versão (4.0.12.15) estará disponível para toda a comunidade da Ufam. Trata-se de um movimento alinhado às diretrizes do Governo Federal para a transformação digital dos serviços públicos, por meio do Processo Eletrônico Nacional (PEN), coordenado pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI). No âmbito da Universidade, as equipes do Arquivo Central (AC) e do Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC) respondem pela adaptação e aplicação do SEI 4.0. A previsão é que o sistema seja alterado a partir do dia 26 de junho.
A versão em vigor do SEI é a 3.1.5 e a atualização se fez necessária, segundo o diretor do CTIC, Carlos Magno Lima, para corrigir vulnerabilidades conhecidas nas versões anteriores, permitir a adoção de práticas mais modernas de segurança da informação; adequação à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), com controles aprimorados de acesso e rastreabilidade; interface gráfica modernizada, mais intuitiva e responsiva; melhor navegação em dispositivos móveis (design adaptativo); facilidade no acesso a funcionalidades comuns; integrações aprimoradas com outros sistemas (por exemplo, barramento de serviços); alinhamento com iniciativas de governo digital, interoperabilidade e transformação digital. “As versões mais recentes recebem suporte oficial do TRF4 (Tribunal Regional Federal da 4ª Região), responsável pelo desenvolvimento do SEI”, disse. “A equipe recebeu a atualização com bastante otimismo, porque traz diversos benefícios em termos de segurança, usabilidade, funcionalidades e aderência às diretrizes mais recentes do governo digital. A mudança visual é significativa: a interface foi redesenhada, com layout mais moderno, menu lateral e ícones renovados; Busca mais inteligente: a nova versão permite encontrar processos e documentos de forma mais eficiente, com filtros avançados e algumas funcionalidades que foram renomeadas, movidas ou reorganizadas no menu”, detalhou.
Participante da implementação e do Comitê Gestor do SEI na Ufam, o Arquivo Central trabalhou junto com o CTIC na atualização do sistema para a versão mais recente. “A nova versão têm melhorias de desempenho, acessibilidade e uma experiência melhor para o usuário. Esse processo já está acontecendo em outras instituições e acreditamos que a nossa comunidade irá receber bem essa nova versão,” expôs o presidente do Comitê Gestor do SEI e coordenador do AC, Marcos Araújo Silva. “Nossa avaliação é positiva, com o sistema SEI, a Universidade obteve mais agilidade, controle e economia nos processos administrativos. Como o SEI já vem sendo usado desde 2019, não sentimos dificuldades em lidar com as atualizações, será necessário apenas acostumar-se com as novas funções do Sistema”, completou.
SEI Ufam
A Ufam adotou o SEI em 2019, por meio da Portaria nº 0700, de 21 de fevereiro, assinada pelo reitor Sylvio Mário Puga Ferreira. A implantação do sistema atendeu às exigências do Decreto nº 8.539/2015, que estabelece o uso obrigatório de meios eletrônicos na tramitação de processos administrativos nos órgãos da administração pública federal. Em 2020, a estrutura de governança do sistema foi reforçada com a criação do Comitê Gestor do SEI (Portaria GR nº 558/2020).
O Comitê atua de forma estratégica e deliberativa, sendo responsável por definir diretrizes, propor melhorias operacionais, garantir a segurança da informação e promover a compatibilidade com os objetivos institucionais e com a política de governança digital da universidade.
Principais Novidades da Versão 4.0.12.15 do SEI
A nova versão do SEI trará um conjunto robusto de inovações técnicas e funcionais, que contribuirão para a melhoria contínua da gestão documental e dos fluxos administrativos da Ufam. A seguir, destacam-se as principais mudanças:
- Painel de Controle personalizável, que oferecerá uma visão consolidada e mais prática das atividades do usuário.
- Filtros mais avançados no Controle de Processos, incluindo filtragem por tipo e combinação de múltiplos critérios.
- Aprimoramento nos marcadores, permitindo o uso de múltiplos marcadores com novas opções de cores.
- Blocos com mais funcionalidades, como atribuição a usuários, sinalização de prioridade e inclusão de comentários.
- Gestão de prazos em processos, proporcionando mais controle sobre prazos internos das unidades.
- Novas funcionalidades para documentos externos, com campos mais organizados e opção de arquivamento.
- Funcionalidades ampliadas para usuários externos, como inclusão de documentos (quando habilitado), suporte multilíngue e registro de nome social.
- Pesquisa avançada, com filtros por datas, palavras-chave, assinaturas e critérios salvos para consultas recorrentes.
- Autenticação em dois fatores (2FA) e exibição de histórico de acessos, reforçando a segurança do sistema.
- Diversas melhorias adicionais, como visualização prévia de modelos, novos parâmetros de configuração, tratamento de vulnerabilidades em documentos, ajustes no editor de documentos, entre outras.
O Arquivo Central disponibiliza para a comunidade os links para o acesso aos arquivos que permitem o conhecimento e a familiarização às mudanças do SEI.
- Curso SEI! USAR 4.0 da ENAP - https://www.escolavirtual.gov.br/curso/1052
- Manual do Usuário SEI 4.0 - https://manuais.processoeletronico.gov.br/pt-br/latest/SEI/index.html
- Tabela de conversão de ícones e Novidades da versão do SEI 4.0 do ME
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