Ufam passa a emitir diplomas digitais para a graduação
O ciclo de expedição se encerra após os arquivos em pdf e XML serem disponibilizados no sistema e-Campus, onde os diplomados os acessam como egressos. Conferência pode ser feita por meio de QR Code no próprio documento
O dia 3 de fevereiro de 2025 representa um marco em termos de sustentabilidade, economia de recursos e agilidade no processo de emissão de diplomas para os egressos dos cursos de graduação da Universidade Federal do Amazonas (Ufam). Nessa data, o reitor assinou digitalmente, usando um token certificado com o CNPJ da Instituição e protegido por criptografia e senha, 50 diplomas digitais da turma de medicina cuja colação de grau ocorreu em dezembro de 2024. Todo o processo levou menos de cinco minutos.
Segundo o reitor, o momento inaugura a passagem definitiva da Universidade para uma era marcada por valores como a sustentabilidade, a celeridade e a segurança esperadas na condução dos processos administrativos, gerando resultados positivos para todos os envolvidos, desde os egressos, passando pela Instituição, até aqueles que acessarem a versão digital dos diplomas de graduação para conferência da integridade documental. “Estamos muito satisfeitos com o trabalho que tem sido desenvolvido desde outubro de 2023 e fruto de uma parceria entre o Ctic e a Proeg. A Ufam segue firme em sua missão de aliar inovação sustentável e eficiência”, pontua o reitor.
“Diante dessa inovação tecnológica no ensino superior, a Proeg e o Ctic atuaram para prover a Ufam nesse sentido. Trabalhamos, também, com o curso de Design e aprovamos o novo layout para este diploma digital. Estamos não só cumprindo uma norma, mas também ofertando aos nossos concluintes o diploma digital com a marca Ufam”, comemora o pró-reitor de Ensino de Graduação, professor David Lopes Neto.
Segundo o titular da Proeg, a mudança apresenta vantagens significativas em relação à emissão de diplomas impressos, tanto na economia de recursos físicos quanto na economia de tempo. “Por exemplo: para expedir o diploma no papel, há um gasto significativo, dependendo da tiragem e da gramatura; já no diploma digital o uso desse insumo é eliminado. Quanto ao fator tempo, enquanto a produção do diploma impresso depende da demanda e da capacidade da gráfica, o digital estará disponível ao solicitante de forma imediata. Em síntese, o documento digital também oferece maior segurança, sustentabilidade e praticidade para os egressos”, completa o professor David Lopes Neto.
Evelyn Valéria Gomes Tavares, egressa do curso de Fisioterapia do Instituto de Saúde e Biotecnologia (ISB), em Coari, foi a primeira a receber o diploma digital da Ufam. Ela listou as vantagens da mudança, dentre as quais agilidade, acessibilidade e respeito ao meio ambiente. "O sentimento é de extrema felicidade e grande honra em ser a primeira a receber o diploma em formato digital. Foram anos de luta para realizar o sonho de ter um diploma de graduação, então eu só posso agradecer imensamente a todos os envolvidos", relata a ex-aluna, participante da fase preparatória que consolidou o processo de emissão.
Legislação & Procedimentos
A emissão de diplomas digitais de graduação foi regulamentada pelo Ministério da Educação por meio da Portaria MEC n. 554, de 11 de março de 2019, que dispõe acerca de sua emissão e de seu registro, por meio digital, no âmbito das Instituições de Ensino Superior (IES) pertencentes ao Sistema Federal de Ensino. Normativa anterior a essa, a Portaria MEC n. 330, de 5 de abril de 2018, já havia disposto sobre a emissão de diplomas em formato digital nas IES pertencentes ao sistema federal de ensino.
O procedimento para emissão desses documentos envolve quatro etapas principais, sendo três delas conduzidas no âmbito da Pró-Reitoria de Ensino de Graduação (Proeg) e uma realizada pelo gestor máximo da Instituição. O Departamento de Registro Acadêmico (DRA) concentra as ações setoriais, incluindo as fases iniciais de conferência e inclusão dos dados dos discentes que cumpriram todos os requisitos para a diplomação e colaram grau. A partir disso é gerada uma versão inicial do documento, assinada digitalmente pelas chefias da Coordenação de Registro de Diploma (CRD) e pelo Departamento de Registro Acadêmico (DRA). No mesmo sistema de emissão, o dirigente máximo da Ufam recebe a lista de diplomas e os assina em blocos, também de forma digital. O ciclo se encerra depois da disponibilização, pelo DRC, dos arquivos em pdf e XML no sistema e-Campus, onde os diplomados os acessam como egressos.
Equipe envolvida
As TAEs Izaura Jardim e Núbia Rodrigues de Souza, respectivamente diretora do Departamento de Registro Acadêmico (DRA) e titular da Coordenação de Registro de Diploma (CRD), são as duas servidoras encarregadas de atuar diretamente no processo de consolidação de dados, emissão, validação e liberação dos documentos via e-Campus. Conforme Izaura Jardim, o processo demandou a articulação contínua entre a Proeg, o Ctic e a empresa responsável pelo suporte técnico ao Sistema de Informação para o Ensino (SIE), permitindo a parametrização de dados a serem incluídos no sistema de emissão.
A coordenadora do CRD, Núbia Rodrigues, explica a ordem dos procedimentos: “Após o registro no e-Campus, o arquivo digital é gerado dentro da aplicação Asten Diplomas [que está interligada ao SIE]. Em seguida, ele é encaminhado para as assinaturas. Após todos assinarem, nós já conseguimos disponibilizar os dois arquivos que compõem o diploma digital, o RVDD [sigla para representação visual do diploma digital, em formato pdf] e o XML [que permite a conferência dos dados], para que o diplomado tenha acesso no como egresso”.
Por sua vez, o TAE Arlinton Coutinho, analista de TI do Ctic, atuou nessa equipe desde o recebimento da demanda, em outubro de 2023. “O primeiro passo foi a recepção e o tratamento dos dados de discentes, docentes e conteúdo de histórico escolar, que são utilizados na geração dos diplomas em forma de banco de dados. Também trabalhamos em parceria com a empresa que cuida do SIE para providenciar compartilhamento seguro e eficaz de informações. Outro ponto relevante é a segurança digital e a rastreabilidade do documento”, afirma o analista de TI. Ao apontar a câmera do smartphone para o QR Code disponível no RVDD em pdf, abre-se uma página no ambiente diplomas.ufam.edu.br, onde se pode visualizar as informações referentes àquele diploma. Essa conferência pode ser feita por qualquer pessoa que necessite verificar a integridade do documento, a exemplo de um empregador ou de um programa de pós-graduação.
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