Arquivo Central da Ufam completa 20 anos
Realização de cursos, treinamentos e capacitações na área de gestão eletrônica de documentos, além de consultorias arquivísticas estão entre as realizações do Arquivo Central ao longo das duas décadas de existência
Por Márcia Grana
Equipe Ascom Ufam
O Arquivo Central da Universidade Federal do Amazonas (AC/Ufam) completou, no último dia 27 de junho, 20 anos de criação. A unidade administrativa foi oficializada por meio da Portaria GR nº 814, do dia 27 de junho de 2001 e referendada pela Resolução Consad nº 001, no dia 30 de agosto de 2001.
As instalações no campus universitário abrigam um acervo de mais de 5 mil metros lineares de documentos. A unidade administrativa já promoveu mais de 20 cursos, entre treinamentos e capacitações na área de Gestão de arquivos e Gestão eletrônica de documentos e pelo menos 10 consultorias arquivísticas ao longo das duas décadas de existência, além da participação na implantação do Sistema Eletrônico de Informações na Ufam (SEI/Ufam), sistema no qual atua até hoje na Gestão eletrônica de documentos.
Breve histórico
A ideia de criar o Arquivo Central da Ufam surgiu ainda nos anos 90, década na qual os primeiros registros de iniciativas nesse sentido começaram a surgir, como, por exemplo, a Portaria GR nº 466/1998 - que criou um grupo de trabalho para instruir mecanismos que atribuíssem responsabilidades aos integrantes da comunidade universitária que permitissem uniformizar procedimentos de rotina no âmbito da Universidade, e o Ofício nº 123/98/DIREX - que continha a solicitação da Prefeitura do Campus para a elaboração de um projeto para a construção de um prédio destinado ao funcionamento do Arquivo Central da Universidade.
Em 2001, cria-se o Arquivo Central, subordinado diretamente à Reitoria da Ufam, com as atribuições de resgatar, organizar, preservar, conservar e armazenar o acervo documental produzido pela Universidade Federal do Amazonas. O primeiro espaço físico do Arquivo Central da Ufam foi o prédio da antiga Reitoria da Universidade, localizado na Rua José Paranaguá, nº 200, no Centro de Manaus, nas proximidades do Palacete Provincial.
Após a criação do Arquivo Central, alguns servidores da Diretoria Executiva, que trabalhavam no serviço de arquivo documental, foram transferidos para a nova unidade administrativa, no Centro da capital, para dar continuidade ao serviço de organização dos documentos da Reitoria.
Desde a sua criação, o setor já contou com 4 coordenadores (sendo 3 arquivistas e 1 assistente em Administração) à frente da gestão administrativa e já ocupou 3 espaços físicos diferentes.
Atualmente, o acervo é composto por documentos antigos de unidades administrativas da UFAM, tais como: reitoria, diretoria Executiva (Direx), Pró-reitoria de Extensão (Proext), Pró-reitoria de Planejamento e desenvolvimento Institucional (Proplan), Pró-reitoria de Administração e Finanças (Proadm), Protocolo Geral, entre outros.
De 2011 a 2021, o Arquivo Central começou a passar por grandes mudanças e a realizar outras ações e atividades importantes, como a aquisição de novos servidores administrativos; a participação de servidores do Arquivo em eventos nacionais da área arquivística; o projeto bolsa-trabalho, com foco na organização de acervos armazenados no setor e a mudança de espaço físico do Centro da cidade para o Campus Universitário Arthur Virgílio Filho.
Avanços e preservação da memória institucional
O coordenador do AC, arquivista Marcos Araújo Silva, destaca as conquistas da unidade administrativa ao longo das duas décadas de existência: “É notória a evolução que o Arquivo Central teve nos últimos anos e o quanto ele contribuiu de maneira ativa para a modernização e eficiência administrativa da instituição. Para os próximos anos esperamos avançar mais no desenvolvimento de uma política de Gestão de documentos e na construção e preservação da memória institucional”, ressaltou o gestor.
Há 10 anos trabalhando como arquivista do Arquivo Central, Marcela Lins afirma que todos os servidores da unidade administrativa são comprometidos com a missão institucional da Universidade Federal do Amazonas. “Enquanto servidores do Arquivo Central, estamos sempre comprometidos com a Administração Superior, buscando atender as novas exigências da gestão de documentos digitais e não digitais, contribuindo também para a preservação da memória institucional da UFAM e ao mesmo tempo apoiando nos processos gerenciais de tomada de decisão das autoridades universitárias”, comentou a servidora.
Modernização administrativa
Além de ter uma participação de destaque na proposição de normativas na área de Gestão de Documentos e Informações, na reestruturação do Protocolo Geral da Universidade, o Arquivo Central - AC teve papel efetivo na implantação do Serviço Eletrônico de Informações da Ufam (SEI-Ufam), disponibilizando seus servidores para realizarem atividades de forma integral e/ou semi-integral na Comissão de Implantação do Sistema e cedendo equipamentos e espaço físico em suas salas para acomodar a então Comissão.
Atualmente, o Arquivo Central gere o SEI e compõe o Comitê Gestor do Sistema, em conjunto com o Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC), a Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progesp) e a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (Proplan).
Outras ações do Arquivo Central
Entre as ações e atividades que vêm sendo desenvolvidas pelo setor nos últimos anos estão a participação na Comissão de implantação do SEI; na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), no Comitê gestor do SEI; no Comitê de Governança Digital (CGD); na elaboração de normativas na área de gestão de documentos digitais e não-digitais; as contribuições para o Plano de Desenvolvimento Institucional da Ufam (PDI/Ufam) ; consultoria arquivística para unidades administrativas e acadêmicas; apoio aos arquivos setoriais da Universidade, apoio às atividades acadêmicas em projetos de extensão na área arquivística, estágios supervisionados na área de Arquivologia; organização arquivística de acervos do AC, além da descrição e difusão de documentos históricos e permanentes.
Atualmente, o Arquivo Central está instalado fisicamente em salas administrativas do Bloco H, do Setor Sul do Campus Universitário Senador Arthur Virgílio Filho. Os contatos são o e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. ou o telefone (92) 3305 -1181/ Ramal: 2760.
Conheça o portal do AC: https://arquivocentral.ufam.edu.br/
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